3 Jaaroverzicht bestuursactiviteiten 2024

Na twee jaar voorbereiding, waarin onderzoek is gedaan naar de manier en de omvang van het delen en gebruiken van informatie in bedrijven, overheidsinstellingen en scholen in het basis- en voortgezet onderwijs, en de uitkomsten uitgebreid zijn besproken, zijn Stichting Reprorecht en haar mandaatpartners Stichting Lira, Stichting PRO, Stichting Pictoright en Stichting FEMU in 2024 tot het Hoofdlijnenakkoord II gekomen. Hiermee is de samenwerking tussen Reprorecht en de mandaatpartners, tevens verdeelorganisaties, opnieuw in een meerjarenplan vastgelegd. Op basis van het Hoofdlijnenakkoord II en met goedkeuring van het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA) worden de gebruiksvoorwaarden van de Reprorechtregeling Zakelijk per 2025 uitgebreid. Ook is de verdeelmatrix geactualiseerd per 2024, zodat zowel de regeling als de verdeling van de vergoeding weer aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

Stichting Reprorecht staat altijd nauw in contact met partijen uit haar kring van belanghebbenden, zo ook in 2024. In 2024 hebben de bestuursleden regelmatig overleg gehad met hun achterban over de ontwikkelingen omtrent het Hoofdlijnenakkoord II. Daarnaast heeft Reprorecht op directieniveau contact gehouden met andere belanghebbenden: hierover vindt u meer informatie in het directieverslag.

In 2022 heeft Stichting Reprorecht onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren door Verian (voorheen Kantar Public) naar het delen en kopiëren van auteursrechtelijk beschermd werk binnen bedrijven en instellingen, en scholen in het basis- en voortgezet onderwijs. De uitkomsten van deze onderzoeken zijn in 2023 zorgvuldig geanalyseerd en er is gesproken over wat de uitkomsten betekenen voor de reprorechtregeling en de gebruiksvoorwaarden met de mandaatpartners. Onderdeel van het in 2024 bereikte Hoofdlijnenakkoord II waren vernieuwde mandaatovereenkomsten met Stichting Lira, Stichting Pictoright, Stichting PRO en Stichting Femu. De uitkomsten van het onderzoek en de gesprekken zijn onderdeel van het Hoofdlijnenakkoord II in de vorm van een uitbreiding en actualisering van de reprorechtregeling. Per 2025 worden de gebruiksvoorwaarden van de Reprorechtregeling Zakelijk uitgebreid met gebruik van tekst en afbeeldingen in presentaties, het vertonen van de presentatie (intern en aan max. 100 externen), en het gebruik van losse teksten en afbeeldingen van professionele makers, al dan niet afkomstig van het internet. Na goedkeuring van het CvTA kunnen de gebruiksvoorwaarden van de Reprorechtregeling Onderwijs in 2025 ook uitgebreid worden. In 2024 heeft Reprorecht geen licenties geweigerd (artikel 2l lid 3 Wet toezicht). In de gebruiksvoorwaarden van Reprorecht, die u kunt vinden op www.reprorecht.nl, staat vermeld voor welke (groepen van) rechthebbenden en onder welke voorwaarden Reprorecht wel en niet vrijwaart voor het toegestane gebruik.

De verdeling van de door Stichting Reprorecht geïncasseerde reprorechtvergoedingen vindt in Nederland plaats via representatieve organisaties van rechthebbenden. In artikel 4.1 van het Reglement Uitkeringen is een verdeeloverzicht opgenomen waarin de verdeelorganisaties per categorie van geschriften zijn weergegeven. Het gaat hierbij om Stichting Lira, Stichting Pictoright, Stichting PRO en Stichting Femu. Met de aanwijzing van de betreffende organisaties als verdeelorganisaties is beoogd om alle auteursrechthebbenden die recht hebben op een reprorechtvergoeding een eigen loket te bieden waar zij de vergoeding kunnen ontvangen.

Onderdeel van het in 2024 bereikte Hoofdlijnenakkoord II waren vernieuwde aanwijzingsovereenkomsten met Stichting Lira, Stichting Pictoright, Stichting PRO/De Mediafederatie en Stichting Femu. 

Na onafhankelijk onderzoek naar de bronnen waaruit informatie wordt gedeeld en gekopieerd binnen bedrijven, overheids- en onderwijsinstellingen, uitgevoerd door Verian (voorheen Kantar Public) in 2023, en verschillende gesprekken met de verdeelorganisaties/mandaatpartners, is in 2024 de actualiteit en bruikbaarheid van het Reglement Uitkeringen getoetst en de verdeelmatrix geactualiseerd. Tot slot is de uitzonderingsregeling voor fictief makers niet zijnde uitgeverijen vervangen door een geactualiseerde regeling.

De zelfevaluatie van het toezichthoudend bestuur is in 2024 gecombineerd met de gesprekken over een geactualiseerd bestuursmodel, onder begeleiding van een extern begeleider. In het huidige gemengde bestuursmodel neemt het statutair bestuur de volgens de Wet Toezicht aan haar opgedragen besluiten en is ook verantwoordelijk voor het toezichthoudend proces binnen de stichting: dit blijft een uitdaging. Eind 2023 heeft het bestuur na een zorgvuldig proces de voorlopige keuze gemaakt voor een nieuw bestuursmodel. Gedurende 2024 heeft het bestuur verder gewerkt aan de gemaakte keuze voor een nieuwe bestuursstructuur.

Het presidium heeft in 2024 viermaal vergaderd ter voorbereiding van de agenda voor het bestuur, het beleid en de lange termijnstrategie, en om namens het bestuur toezicht te houden op de uitvoering van het beleid door de directeur.

De auditcommissie heeft in 2024 viermaal vergaderd ter voorbereiding van de besluitvorming door het bestuur over het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving van de stichting en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de stichting.

Het bestuur heeft in 2024 gesproken over de ESG-criteria (Environmental, Social and Governance), over activiteiten van Stichting Reprorecht die mogelijk gevolgen kunnen hebben voor de samenleving of het milieu. Op verzoek van het bestuur heeft de auditcommissie huisbankier ING Bank uitgenodigd voor een gesprek over een meer duurzaam deposito voor de gelden van Reprorecht. Tijdens het gesprek begin 2025 gaf ING Bank een uitgebreide presentatie over zijn klimaatdoelen en klimaataanpak en meldde dat hij een groen deposito voor woningcorporaties in ontwikkeling heeft dat mogelijk interessant kan zijn voor Reprorecht. De auditcommissie vond het een verhelderend gesprek en is benieuwd naar het aanbod van ING Bank voor een groen deposito.