6 Jaaroverzicht activiteiten directie en bureau

De directie en het bureau van Stichting Reprorecht hebben ook in 2024 nauw contact gehouden met verschillende partijen uit de kring van belanghebbenden van Reprorecht.

Samenwerking met bij Cedar aangesloten stichtingen: gedurende 2024 heeft Reprorecht formeel overleg gehad met de vertegenwoordigers van de aangesloten stichtingen en directie van Cedar b.v. binnen het bestuur van Stichting Cedar. Daarnaast is er regelmatig overleg met met de bureaus en directies van de bij Cedar aangesloten stichtingen.

Branchevereniging: voor haar samenwerking binnen de branche is Reprorecht aangesloten bij de branchevereniging voor Nederlandse cbo’s, VOI©E (Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren). In 2024 heeft Reprorecht actief deelgenomen aan de VOI©E-bijeenkomsten en werkgroepen. Ook heeft Reprorecht deelgenomen aan een bijeenkomst van de Federatie Auteursrechtbelangen, het samenwerkingsverband tussen het Platform Makers, het Platform Creatieve Media Industrie en VOI©E.

Vertegenwoordigers van het Nederlandse bedrijfsleven: Reprorecht heeft deelgenomen aan de bijeenkomsten tussen cbo’s en de Commissie Auteursrechten van VNO-NCW en MKB-Nederland, waarin in 2024 de nieuwe gebruiksvoorwaarden voor de Reprorechtregeling Zakelijk zijn gepresenteerd en besproken.

Koepelorganisaties: in 2024 zijn er gesprekken geweest tussen Reprorecht en de PO-Raad, de VO-raad en de Vereniging Nederlandse Gemeenten over de reprorechtregeling en de vergoeding. De gesprekken met de Unie van Waterschappen hebben geleid tot een actualisering van de reprorechtregeling voor de waterschappen per 2024.

Individuele betalingsplichtige bedrijven, instellingen en andere organisaties: in 2024 heeft Reprorecht meerdere malen bezoeken afgelegd aan en gesprekken gevoerd met individuele bedrijven en organisaties over de reprorechtregeling en de vergoeding.

(Vertegenwoordigers van) Nederlandse rechthebbenden: gedurende 2024 hebben gesprekken plaatsgevonden met Stichting Lira, Stichting PRO, Stichting Pictoright en Stichting FEMU over de uitkomsten van de innings- en verdelingsonderzoeken en actualisering van de reprorechtregeling en de verdeelmatrices. Tevens heeft een gesprek met het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA) plaatsgevonden over het goedkeuringsverzoek voor de voorgenomen wijzigingen, waarna het CvTA goedkeuring heeft verleend. Dit heeft geleid tot het Hoofdlijnenakkoord II, inclusief vernieuwde aanwijzingsovereenkomsten en vernieuwde mandaatovereenkomsten, een actualisering en uitbreiding van de reprorechtregeling, en de vernieuwde Verdeelmatrix 2024.

Internationale brancheverenigingen: voor haar internationale samenwerking binnen de branche was Reprorecht ook in 2024 aangesloten bij de internationale branchevereniging voor cbo’s, IFRRO. Reprorecht is in 2024 aanwezig geweest bij een internationale IFRRO-bijeenkomst en enkele malen bij online seminars. Daarnaast is Reprorecht aangesloten bij het PDLN (Press Database and Licensing Network) en is Reprorecht in 2024 aanwezig geweest bij een internationale bijeenkomst van PDLN en online seminars.

Buitenlandse belanghebbenden: in 2024 heeft Reprorecht met verschillende buitenlandse zusterorganisaties gesproken over wederkerigheidsovereenkomsten, de regelingen en het externe toezicht. Tevens heeft Reprorecht tweemaal een bezoek gebracht aan Reprobel. Overigens heeft Reprorecht in het voorjaar van 2024 haar Europese zusterorganisaties benaderd om een door VOI©E opgestelde vragenlijst naar het toezicht op collectief beheer in Europa te beantwoorden. Het onderzoeksrapport werd in maart 2025 gepubliceerd door VOI©E, het bevestigt dat de elders in Europa actieve collectieve beheersorganisaties een minder in de beleidsvrijheid ingrijpende vorm van toezicht ervaren. Meer informatie vindt u op de website van VOI©E.

Een groot deel van de inspanning van de directie en het bureau was in 2024 gericht op de voorbereiding en begeleiding van de gesprekken over het Hoofdlijnenakkoord II: de begeleiding van aanvullende analyses van de onderzoeksresultaten, het opstellen en aanpassen van het nieuwe Hoofdlijnenakkoord, de mandaatovereenkomsten, aanwijzingsovereenkomsten, gebruiksvoorwaarden en de communicatie over de aangepaste gebruiksvoorwaarden naar de betalingsplichtige organisaties.

Stichting Reprorecht heeft de ambitie om de komende jaren het klantcontact zoveel mogelijk te digitaliseren waar het gaat om de aanschrijving en respons op papier, voor alle sectoren, in het kader van verduurzaming, serviceverlening aan onze relaties, en om kostenbesparingen op porti-, papier- en handlingkosten te realiseren. Reprorecht verstuurt al digitale (credit)facturen (pdf per e-mail) na contact met de relatie en heeft zich de afgelopen jaren georiënteerd op verschillende oplossingen voor digitale en e-facturatie, waarbij al een deel van de verzending daadwerkelijk via deze kanalen plaatsvond.

Eind 2022 heeft Reprorecht de keuze gemaakt voor een nieuw systeem voor het flexibel creëren, beheren en multi-channel versturen van facturen vanuit één centrale omgeving, waarin alle stromen ook gemonitord worden. Gedurende 2023 en 2024 is gewerkt aan de inrichting van dit systeem voor de verschillende, complexe factuurstromen van Reprorecht, met een focus op de overgang van de aanschrijving op papier naar digitale aanschrijving (e-mail). In 2024 is het systeem in gebruik genomen.

Parallel aan de overgang naar het nieuwe systeem heeft Reprorecht zich in 2024 ingespannen om een solide bestand aan e-mailadressen voor digitale facturatie te verwerven. In 2024 heeft Reprorecht de actie voortgezet waarbij bedrijven t/m 19 fte eenmalig een bescheiden vergoeding van €5 kregen als incentive om hun emailadres voor digitale facturen op te geven in de webportal, in de vorm van een besparing op de reprorechtfactuur voor de factuurcyclus 2023-2024. Ook heeft in 2024 een project plaatsgevonden waarbij grote aantallen bedrijven en instellingen zijn gebeld om hun e-mailadres voor facturen te vragen.

Op basis van uitgebreid onderzoek stelt Stichting Reprorecht periodiek vast welke trends er zijn in het informatiegebruik van organisaties. Bij onderzoek in 2022 naar het informatiegebruik van bedrijven en scholen zijn nieuwe trends vastgesteld die aanleiding geven tot het aanpassen van de gebruiksvoorwaarden. Uit die onderzoeken is gebleken dat naast het kopiëren en delen van (digitale) uitgaven er steeds vaker ook samengestelde documenten en presentaties worden gedeeld in organisaties: documenten waarin meerdere publicaties uit verschillende bronnen zijn samengebracht. Het aandeel samengestelde documenten is in de totale mix van documenten de afgelopen jaren gegroeid en de verwachting is dat het blijft groeien.

Op dit moment wordt in het periodiek onderzoek niet vastgesteld in welke verhouding individuele teksten en beelden uit diverse bronpublicaties voorkomen in samengestelde documenten en presentaties. De wens is om die verhouding betrouwbaar en nauwkeurig vast te stellen en mee te nemen in de verdeling die wordt vastgesteld in het periodiek onderzoek.

In 2023 heeft Verian onderzoek uitgevoerd waaruit onder andere duidelijk is geworden dat het ondoenlijk is om in het reguliere innings- of verdelingsonderzoek aan respondenten te vragen om ook de inhoud van presentaties gedetailleerd op te geven met de juiste bronnen. Om toch de belangrijkste kengetallen te kunnen vaststellen, is separaat ander onderzoek nodig. Deze kengetallen zouden vervolgens kunnen worden gekoppeld aan het reguliere innings- en verdelingsonderzoek.

Op verzoek van Reprorecht heeft Motivaction daarom afgelopen najaar een kwalitatief pilotonderzoek uitgevoerd. Doelstelling was inzicht krijgen in de effectiviteit van verschillende kwalitatieve veldwerkmethodes voor kengetallenonderzoek naar presentaties. Reprorecht werd hierbij geadviseerd door onderzoekconsultants Nel Verhoeven en Peter Mulder. Onze gezamenlijke conclusie naar aanleiding van het pilotonderzoek was dat kwalitatief onderzoek niet geschikt is voor kengetallenonderzoek naar presentaties. Reprorecht zal zich in 2025 verder oriënteren op kengetallenonderzoek naar presentaties.